Andelsboligforeningen Matrosvænget Øst

Artikel fra andelsportal.dk
 

I størstedelen af landets andelsboligforeninger bor man tæt. Samtidig sker driften af foreningen på demokratisk vis, hvor beslutninger om drift træffes på fælles generalforsamlinger, og tiltag planlægges på bestyrelsesmøderne. Netop derfor skal man i andelsboligforeningen følge nøje med, når det kommer til coronavirus. For hvordan skal man praktisere corona-retningslinjerne, når man er fælles om det meste?

Dét anbefaler regeringen:

Onsdag den 11. marts meldte regeringen ud, at Danmark lukker ned og at social kontakt skal inddæmmes. Retningslinjer som eksperter og fagfolk anbefaler, at man følger – også i andelsboligforeningen. På Sundhedsstyrelsens hjemmeside kan bestyrelsen og beboere holde sig opdateret med informationer og viden om coronavirus og samtidig hente styrelsens plakat til, hvordan man beskytter sig selv og andre mod coronavirus. En plakat, der med fordel kan hænges op i foreningens opgange, vaske- og kælderrum, i fælleshuset og på andre relevante fællesarealer.

Hvad gør vi med generalforsamlingen?

Det er tid til generalforsamling i rigtig mange andelsboligforeninger, men hvad gør vi lige med forsamlinger og smittefare? Det er op til den enkelte forening at vurdere, om I mener, at det er forsvarligt at afholde den planlagte generalforsamling. For I bør overveje, om det er en mulighed at gennemføre den uden, at foreningens medlemmer sidder tæt og dermed mindsker risikoen for smitte. I flere andelsboligforeninger bor nemlig udsatte grupper såsom ældre og syge, der først og fremmest skal tages hensyn til. I kan også være i en situation, hvor flere af foreningens medlemmer er i karantæne og derfor slet ikke kan deltage til generalforsamlingen.

Kan generalforsamlingen udskydes?

Det korte svar er ja. For selvom Erhvervsstyrelsen har meldt ud, at det ikke er muligt at udskyde en generalforsamling, er det ikke en udmelding målrettet andelsboligforeningerne. Meddelelsen går ud til de erhvervsdrivende virksomheder, hvor årsrapporten skal offentliggøres. Foreninger, der ikke er forpligtet til at offentliggøre deres regnskab, handler derfor ikke i strid mod loven. Samtidig findes der dompraksis på, at andelsboligforeningen i en ekstraordinær situation godt kan afvige for dens vedtægter og afholdelse af en generalforsamlingen.

Det er bestyrelsen, der træffer beslutningen om en udskydelse. Og det er vigtigt, at beslutningen om en mulig udskydelse sker på demokratisk vis. Beslutningen bør derfor vurderes nøje blandt bestyrelsesmedlemmerne og gerne i samarbejde med en administrator, hvis foreningen har en.

Udskyder bestyrelsen generalforsamlingen er det alfa og omega hurtigt at fortælle foreningens medlemmer om beslutningen. Forklar gerne hvorfor generalforsamlingen udskydes og fastsæt med det samme en ny dato for generalforsamlingen. Husk at denne dato skal overholde reglerne i vedtægterne om indkaldelse, forslag og så videre.

Hvis regnskabet er kritisk:

Står jeres andelsboligforening overfor en større ændring i andelskronen, så bør I overveje at afholde en kort generalforsamling kun omhandlende dette emne.

Ejendomsadministrationsselskabet Cobblestone anbefaler:

Ordinære generalforsamlinger i andelsboligforeninger bør afholdes i de tilfælde hvor det er kritisk at regnskabet godkendes og der skal fastsættes en ny andelskrone. Er andelskronen i udgangspunktet uændret eller stort set uændret ift. 2019 bør man overveje at udskyde.

Det betyder, at andre beslutninger om ændringer i husordenen, byggesager og vedtægtsændringer bør udskydes til en ekstraordinær generalforsamling i fremtiden. For en længere og større generalforsamling frarådes.

Brug fuldmagter:

Hvis det besluttes, at en reduceret generalforsamling er nødvendig at afholde, så bør beboerne få muligheden for at indgive en fuldmagt. En fuldmagt giver andelshaveren mulighed for selv at træffe afgørelse om punkterne på generalforsamlingen uden selv at deltage. Regler for fuldmagter findes i foreningens vedtægter.

Alle beboere, der er særligt udsatte for smittefaren eller beboere der er utrygge ved at deltage på generalforsamlingen skal have mulighed for at stemme via en fuldmagt. Samtidig bør disse beboere også få en særlig mulighed for at stille spørgsmål inden generalforsamlingen til bestyrelsen og til en eventuelt administrator. Dette kan gøres via mail.

8 gode råd til generalforsamlingen i coronatiden:

1. Afhold kun en generalforsamling, hvis regnskabet er kritisk

2. Meld hurtigt ud til andelshaverne, hvorfor generalforsamlingen er udskudt og hvad den nye dato for afholdelsen er

3. Skal generalforsamlingen afholdes, så indhent fuldmagter og giv mulighed for at stille spørgsmål til bestyrelsen og administrator

4. Undgå at deltagere sidder tæt og med minimum 1 meters afstand

5. Husk håndsprit ved indgangen

6. Overvej om generalforsamlingen kan afholdes udendørs

7. Tal kun om de nødvendige og kritiske emner, så generalforsamlingen bliver væsentligt reduceret

8. Gem andre emner om drift og projekter til en ekstraordinær generalforsamling en anden gang

Må generalforsamlingen afholdes digitalt?

Som udgangspunkt er svaret nej til en digital generalforsamling, da det kræver, at generalforsamlingen har truffet gyldig beslutning om, at fremtidige generalforsamlinger kan afholdes digitalt. En digital generalforsamling vil også besværliggøre det for beboere, der ikke er IT-kyndige at deltage.

Hvad med bestyrelsesmøderne?

Som med generalforsamlingen er det op til bestyrelsen at vurdere, hvorvidt et bestyrelsesmøde skal afholdes eller ej. Da de færreste foreninger har konkrete bestemmelser i vedtægterne om, hvornår bestyrelsesmøderne skal afholdes, giver det bestyrelsen god mulighed for at udskyde dem.

De fælles aktiviteter i foreningen:

Er det tid til den månedlige fællesspisning, arbejdsdag eller noget helt tredje, så bør bestyrelsen også se nærmere på en udskydelse af dette. Lad igen Sundhedsstyrelsens retningslinjer være et pejlemærke til, hvordan I skal forholde jer til sammenkomster og socialt samvær i foreningen.

Pas godt på hinanden:

I tider som disse kan andelstanken for alvor komme til sin ret, da det handler om at passe godt på hinanden. Ved I, at flere i foreningen er yderst sårbare overfor smitte eller måske sidder alene i boligen med flere børn, der ikke må komme i institution, så tilbyd en hjælpende hånd. Du kan have en nabo, der er i karantæne, som måske skal have nogle indkøb placeret foran døren. En der skal have hjælp til at lufte hunden. Eller der kan være beboere i foreningen, som er nødt til at passe deres arbejde og har brug for hjælp til børnepasning.

På Andelsportal.dk har vi allerede hørt om flere gode eksempler, hvor andelsboligforeninger, er gode til at passe på hinanden og tilbyder hjælp til andre andelshavere i deres forening via maillister og Facebookgrupper. Bliv ved med det og smid gerne en kommentar, hvis du har andre gode tips til, hvordan andelsboligforeningen kommer helskindet igennem den kommende tid.

Del gerne jeres erfaringer:

Har I allerede gjort jer overvejelser om, hvordan I får håndteret corona-retningslinjerne i jeres andelsboligforening, så er I meget velkommen til at dele jeres erfaringer i kommentarfeltet nedenfor.