Andelsboligforeningen Matrosvænget Øst

Andelsportal.dk

For mange andelsboligforeninger er foråret tegn på, at den årlige generalforsamling nærmer sig. Det vigtigste møde hvor emner som årsrapport, driftsforslag, budgetter og valg af bestyrelsesmedlemmer er på dagsordenen. Andelshaverne kommer til orde og flere forslag skal høres – alt sammen for at sikre en så effektiv og ansvarlig drift af foreningen som muligt. Derfor er det også langt fra uden komplikationer at afholde den årlige generalforsamling. Andelsportal.dk ser nærmere på de fem typiske faldgruber på generalforsamlingen og får en eksperts erfaringer til disse.

Fejl 1: Når tidsfristerne spænder ben

Det er alfa og omega, at tidsfrister overholdes i forbindelse med generalforsamlingen. Overholdes tidsfristerne ikke kan det i værste fald betyde, at dirigenten bliver nødt til at hæve generalforsamlingen og udskyde den. Men hvilke tidsfrister skal man være opmærksom på?

De konkrete tidsfrister er bestemt i foreningens vedtægter, og følger foreningen standardvedtægterne skal datoen for generalforsamlingen offentligøres 4 uger før afholdelse. Det betyder også, at hvis man eksempelvis grundet sygdom skal rykke generalforsamlingen, skal man have denne frist for øje, når en ny invitation sendes ud. Ifølge standardvedtægterne skal selve indkaldelsen til generalforsamlingen sendes ud med minimum 14 dages varsel.

En anden vigtig tidsfrist, er fristen for at indlevere de forslag, som skal tages op på generalforsamlingen. Her vil vedtægterne ofte stille krav til, at alle forslag skal sendes til bestyrelsen senest 8 dage inden generalforsamlingen. Hvis I afholder en generalforsamling mandag, skal forslagene altså forelægges senest søndag ugen før. Forslagene skal så præsenteres for andelshaverne senest 4 dage før generalforsamlingen, så de er gjort bekendt med, hvilke forslag der skal behandles. Dette kan eksempelvis gøres ved et opslag i opgang.

Fejl 2: En indkaldelse uden dagsorden

Fejl i indkaldelsen er en faldgrube, der nemt kan sætte en stopper for generalforsamlingen. Foreningens vedtægter giver nemlig konkrete regler for, hvordan indkaldelsen skal sendes ud (opslag, brev, internettet osv.) og hvornår. Overholdes disse ikke skal generalforsamlingen udskydes uden, at generalforsamlingen har haft mulighed for at behandle dagsorden.

Selvom det ofte ikke er påkrævet af vedtægterne, bør dagsorden også angives i indkaldelsen. Det giver deltagerne en klart defineret ramme for afstemningstemaet, og mulighed for, at de kan tage stilling til emnerne på forhånd og eventuelt søge rådgivning om emnerne inden generalforsamlingen. Og netop det juridiske forarbejde er vigtigt inden generalforsamlingen for at sikre, at forslagene kan vedtages i praksis. Dette understreges også af ejendomsadvokat Nicholas Wantzin:

”At være forberedt er det vigtigste for, at en generalforsamling bliver succesfuld. Med en defineret dagsorden kan man undersøge og læse betingelserne igennem inden og finde ud af, om man vedtager noget, der faktisk kan lade sig gøre. Medlemmerne har mulighed for at se de juridiske detaljer efter i sømmene,” lyder det fra Nicholas Wantzin, der i sit virke dagligt rådgiver andelsboligforeninger.

Fejl 3: Når forslagene er for upræcise

Det er ikke lige til, når man skal formulere et forslag til generalforsamlingen. Forslaget skal nemlig formuleres, så det er i overensstemmelse med vedtægterne og samtidigt være formuleret så klart, at det vides, hvad beboerne præcis skal stemme om. Det er ligeledes vigtigt, at forslagene indeholder klare formål og konsekvenser understreger ejendomsadvokaten Nicholas Wantzin:

”Et forslag skal give mening. Problemet er blot at dette kan alle ikke forstå. Uanset hvad, så skal der om et forslag, der behandles, gøres klart hvad konsekvensen er af forslaget, udgifterne, horisont og stemmereglerne.”

Det langsigtede perspektiv er altså vigtigt at have for øje når man fremsætter et forslag. For hvad betyder forslaget på længere sigt? Betyder det en huslejestigning, betyder det nye lejeforhold eller hvad er konsekvensen og økonomien ved at vedtage det.

Vidste du, at dit forslag kan blive annulleret, hvis du ikke møder op?

• Flere andelshavere glemmer også, at de skal være til stede, hvis deres forslag skal tages op til afstemning. Det skyldes, at forslagsstiller, der ikke møder op på en generalforsamling, ikke har krav på at få sit forslag behandlet, medmindre dirigenten kan konstatere, at et tilstedeværende medlem kan tage forslaget op.

Fejl 4: Valg af den forkerte dirigent

Dirigenten har en særlig vigtig rolle under generalforsamlingen. Dirigenten har stor indflydelse på beslutninger og beføjelserne til at erklære generalforsamlingen ugyldig. Det er derfor vigtigt at vælge en dirigent, som kan styre mødets gang, og som samtidig er bekendt med foreningens regler og den generelle lovgivning på andelsboligmarkedet.

”Flere foreninger vælger en rådgiver som dirigent. Finder man en intern dirigent er det vigtigt, at man vælger en dirigent med pondus, som kan sikre at alle kommer til orde. En dirigent skal være vellidt og neutral, og ikke bare tale folk efter munden,” erfarer Nicholas Wantzin. Derudover bør det være dirigenten, der også har ansvaret for, at tidsplanen ikke skrider og at alle punkter på dagsordenen når at blive gennemgået.

Fejl 5: Vigtigt med ordentlige rammer

Rammerne for generalforsamlingen er vigtigere end man regner med. Hvis ikke der er stole til alle, og beboerne skal sidde som sild i en tønde, kan det være svært at holde koncentrationen og entusiasmen under den ofte flere timer lange generalforsamling. Sørg derfor for at have gode rammer, siddepladser og drikkevarer til alle. For hvis generalforsamlingen var en dårlig oplevelse, hvor de deltagende andelshavere skulle stå op i flere timer eller ikke kunne få ørenlyd sidste år, så vil de måske overveje at skippe deltagelse næste gang, hvilket ikke er godt for nogen.