Bestyrelsen har ofte en lang to do liste, og det betyder, at bestyrelsesmedlemmerne skal jonglere mellem dagligdagen, eget arbejde, fritid og det ulønnede arbejde for foreningen. Men I kan i bestyrelsen lette jeres arbejde ved at benytte en række værktøjer, der letter arbejds- og vedligeholdelsesprocesserne. Vi ser I denne artikel nærmere på 7 værktøjer, bestyrelsen kan bruge.
Et af de værktøjer som bestyrelsen kan benytte er et adgangskontrolsystem. Et adgangskontrolsystem gør det let at kontrollere adgangen til foreningens fællesarealer. Alle i ejendommen får brikker eller elektroniske nøgler, der styres digitalt. Det er der et hav af fordele ved – har I adgangskontrol, er det blandt andet let for bestyrelsen at administrere adgang og nøgler, fordi administrationen heraf sker via et digitalt system. Har en andelshaver ikke adgang til vaskekælderen, men ønsker det, kan I registrere digitalt, at andelshaveren kan få adgang via den brik, han eller hun allerede har. Et adgangskontrolsystem øger desuden sikkerheden, for mister nogen en brik, kan bestyrelsen nemt gøre brikken inaktiv via det digitale system.
Samtidig er digital adgangskontrol fordelagtigt, fordi at håndværker-nøgler kan redigeres, således at håndværkerne let får adgang til de områder i ejendommen, som de skal bruge:
“Hvis man nu laver en håndværkernøgle, som gælder til fællesdør A, B og C og ned i varmekælderen – og man så finder ud af, at den håndværker, der skal låne nøglen også har fået behov for at komme op på loftet, så sætter man bare et kryds i systemet – og så giver den også adgang der,” forklarer Gert Mejlshede, som er en del af Mejlshede Gruppen, der i mange år har hjulpet andelsboligforeninger med adgangskontrol.
Har bestyrelsen ikke lyst til at administrere adgangen selv, kan et eksternt firma, som Mejlshede Gruppen, stå for administrationen. Gert Mejlshede anbefaler, at foreninger rådfører sig hos eksperter før de beslutter sig.
Vedtægterne fungerer som en lov eller et regelsæt for foreningen. Men mange vedtægter stammer fra da foreningerne blev stiftet, og da nogle foreninger har mange år bag på bagen, støder visse foreninger på dét problem, at vedtægterne ikke adresserer alle de problemstillinger, som andelshaverne tager til bestyrelsen. Et eksempel på dette er ved sammenlægning af lejligheder for ikke alle foreninger har en bestemmelse, der adresserer akkurat dette. Moderniserer I foreningens vedtægter, vil I ikke stå på bar bund i forhold til håndteringen af nyere problemstillinger, da I vil kunne referere til vedtægterne.
Hertil er opdaterede vedtægter også essentielle, fordi nogle vedtægter er forældede og outdatede. Nogle andelsboligforeninger har eksempelvis vedtægter, der ikke gør det muligt at indkalde til generalforsamling via mail.
Bestyrelsen har meget at se til, og derfor er en forretningsorden et nyttigt værktøj, som sikrer, at I ikke er flere medlemmer, der bruger kræfter på samme stykke arbejde. En forretningsorden dokumenterer nemlig, hvem der står for hvilke arbejdsopgaver. I får fordelt arbejdsopgaverne mellem jer og undgår på den måde, at flere bestyrelsesmedlemmer gør samme arbejde. En god ide er, at I fordeler opgaverne mellem jer alt efter jeres enkelte kompetencer og interesser.
Der kan hurtigt opstå spørgsmål, når man sidder i bestyrelsen til alt fra husorden til udarbejdelse af referat. Men her kan bestyrelsen benytte AndelsBogen, et online opslagsværk for andelsboligforeninger.
I AndelsBogen kan I få viden om emner, der angår andelsboligforeninger, herunder arbejdsdag, eksklusion, husorden og vedtægter. Der er også en særskilt side, der linker til emner, der særligt retter sig til bestyrelser. Så har I spørgsmål til for eksempel planlægningen af arbejdsdagen, kan I læse mere herom i AndelsBogen. I det digitale opslagsværk er der også emner om ejendommens ydre, herunder vinduer, døre og tage, og flere emner er skabt i samarbejde med eksperter, der forklarer i dybden om de særskilte emner. Så har I tanker om et vedligeholdelsesprojekt, kan I læse mere om, hvad det indebærer på AndelsBogen.
Vedligeholdelsen af ejendommen er en vigtig post, og har foreningen altaner, skal de selvfølgelig vedligeholdes. Får altanerne lov til at stå hen, kan der opstå synlige, men også ikke-synlige skader, og opstår der skader på en eller flere altaner, skal bestyrelsen stå for udbedringen heraf. Det er derfor fornuftigt at få regelmæssige eftersyn af altanerne. Altan.dk, der er Danmarks største leverandør af altaner, tilbyder tre forskellige typer af altaneftersyn. Ulrik Knudsen, Marketingchef hos Altan.dk, fortæller om de tre typer af altaneftersyn, at:
“Den første er et visuelt eftersyn af eksperter, som vurderer, om der er behov for en yderligere udredning. Det andet er et decideret eftersyn, hvor eksperterne går mere i dybden og undersøger altanen. Den tredje model er en undersøgelse, hvor man tager hul på altanen, sådan eksperterne kan se, hvordan jernet har det. Ud fra det udarbejdes der en rapport, der beskriver altanens stand.”
Endnu et værktøj, som bestyrelsen kan benytte i forbindelse med vedligeholdelsen af ejendommen, er en vedligeholdelsesplan, der kortlægger vedligeholdelsespunkter på ejendommen for de næste 5-10 år. Det anbefales, at alle foreninger har en. Chris Skaarup Mortensen, fra Norca ApS, er ekspert i vedligeholdelsesplaner og forklarer herom, at:
“En vedligeholdelsesplan sikrer, at I får vedligeholdt i god tid. Har I en vedligeholdelsesplan skal I ikke bekymre jer om, om der er nogle uforudsete skader, der pludselig ender ud i en dyr affære. Det handler om, at man får synliggjort fremtidens vedligeholdelsesprojekter og herefter lagt et budget. På den måde undgår I, at der kommer en kæmpestor regning, fordi der er noget galt på f.eks. foreningens tag. Vedligeholdelsesplanen synliggør både for foreningen selv og interessenter i foreningen, at der er styr på vedligeholdelsen.”
Når bestyrelsen skal starte et vedligeholdelsesprojekt, er der mange ting at tage stilling til. Én af de ting er at bestemme, hvem der skal stå for projektet. Det er dog lidt af en håndværker-jungle at finde rundt i, og hvordan ved man, at man vælger det rette firma? En god ide er, at I får 3 tilbud fra Andelsportal.dks leverandør-netværk. På den måde skal I ikke bekymre jer om, om det billige tilbud er for billigt eller om det dyre tilbud er dét, det nu koster. I kan nemt sende en opgave ind via Andelsportal.dk, og så får I 3 tilbud fra firmaer, der er en del af vores netværk.
Hjemmeside og hosting håndteret af Boligforeningsweb fra
