En hel del af bestyrelsens arbejde består i at kommunikere til og med beboerne, og kommunikationen foregår ofte via flere kommunikationskanaler. Men de forskellige kommunikationskanaler, bestyrelsen kan tage i brug, har forskellige funktioner – mens for eksempel mailen er en oplagt kanal til at dele vigtigere informationer til alle på e-maillisten, er Facebook oplagt til små meldinger. Bliv i artiklen her klogere på de forskellige kommunikationsværktøjer, bestyrelsen kan benytte sig af.
E-mails er typisk et af bestyrelsens fortrukne kommunikationsværktøjer. Har I en e-mailliste, kan I hurtigt kommunikere til alle, når der skal vigtig viden og bilag ud. Herfra kan I også kalde til generalforsamlinger – det er dog vigtigt at sikre sig, at alle i foreningen er tilmeldt e-maillisten. Og så skal I være opmærksomme på, at I ikke har vedtægter med gamle formuleringer, der spænder ben for dette. E-mailen er også nyttig til en-til-en kommunikation, når en beboer har et spørgsmål. Er der ingen, som ser til e-mailen i en periode, så husk at sætte automelding på.
Facebook er et nyttigt værktøj for bestyrelsen og beboerne, når små udvekslinger og mindre officielle meldinger skal hurtigt ud. Ligger der en ensom hue i opgangen, kan et billede heraf føre til huens ejer, mens et opslag fra bestyrelsen kan minde alle om, at porten skal smækkes ordentligt i. Det er også oplagt at spørge i Facebook-gruppen, om der er nogen, der har lyst til at mødes til et glas vin i gården.
Har I en administrator tilknyttet, er det muligt, at de har en professionel kommunikationsplatform som I kan benytte. Her samles alle dokumenter så som vedtægter, referater og budgetter, så bestyrelsesmedlemmerne hurtigt kan tilgå det dokument, de har brug for. Hertil er det ofte også muligt for bestyrelsen at kalde til generalforsamling, håndtere beboerkommunikation og kontakte administrator.
Mange foreninger har fortsat en opslagstavle i opgangen – og det er da også et nyttigt supplerende kommunikationsværktøj til mindre meldinger. Alle har nemlig tilgang til opslagstavlen og kommunikationen på den er næsten ikke til at undgå, når den passeres flere gange dagligt.
Bestyrelsen bør ikke se let på kommunikationen til eller med foreningens beboere – og ej heller til eller med andre interessenter. Og her er det vigtigt at tænke tonen ind i kommunikationen. En ordentlig, let tone gør kommunikationen mere effektiv, for de fleste lytter hellere til en positiv påmindelse frem for en løftet pegefinger. Tonen alene kan afgøre om en dialog fører til en konflikt eller ej. En ordentlig, let tone fra bestyrelsen øger også beboernes lyst til at gå til bestyrelsen med forslag eller spørgsmål.
Det er vigtigt, at I følger GDPR-reglerne, der stiller krav til behandlingen af personoplysninger. Bestyrelsen sidder på mange informationer og dokumenter, herunder om foreningens beboere. Foreningen skal stort set opfylde samme krav til behandling af GDPR som en større virksomhed, og det anbefales derfor, at bestyrelsen sætter sig godt ind i databeskyttelsesforordningen. Bestyrelsen skal bl.a. opfylde sin oplysningspligt, sikre at online oplysninger er tilstrækkeligt beskyttet og kun gemme data, som der er en god grund til at gemme.
Hjemmeside og hosting håndteret af Boligforeningsweb fra
