Andelsboligforeningen Matrosvænget Øst

Fra andelsportal.dk

21/04 2021.

Vi starter artiklen med at tage udgangspunkt i formandens forpligtelser.

Alle kan blive formand

Først er det vigtigt at aflive myten om, at du som formand skal være i besiddelse af en særlig kunne. Boligadvokat Erik Matthiesen fra ADVODAN oplever tit, at andelshavere ikke vil melde sig til formandsposten, fordi de ikke mener, at de har kompetencerne til det.

Det kræver hverken en særlige teknisk viden eller økonomisk indsigt eller juridisk kompetence. Det handler derimod om at kende sine egne begrænsninger og kompetencer og få rådgivning og hjælp fra ens administration til de ting, du som formand ikke selv kan klare.

Erik Matthiesen, boligadvokat, ADVODAN

Alle kan altså blive formand. Det handler nemlig primært om at stå for den daglige ledelse i andelsboligforeningen. Det kan for eksempel være at ringe efter håndværkeren, når noget skal ordnes eller sætte en retning for, hvad der kunne være spændende at lave i andelsboligforeningen. 

Formandens særlige forpligtelser

Der er to ting, som formanden særligt har til opgave. Og det er faktisk det eneste som formanden alene skal tage sig af. Ellers er formanden og bestyrelsen fælles om alle andre ting. 

Indkaldelse til bestyrelsesmøder

Det er formandens forpligtelse at indkalde til bestyrelsesmøder, og det skal formanden gøre så ofte, som der er brug for det. Og hvor tit der er brug for det – er op til den enkelte andelsboligforening. Nogle gør det en gang om måneden, mens andre holder det hvert halve år. I hvor lang tid, der skal indkaldes i forvejen til bestyrelsesmøder afhænger af vedtægterne.

Det er bestyrelsens ansvar at indkalde til generalforsamlingen, det kan du læse mere om længere nede. 

Formanden er tegningsberettiget sammen med bestyrelsen

Når der skal skrives under på nye projekter i foreningen, som for eksempel et nyt tag eller en facaderenovering, så er det formanden – typisk sammen med en til to andre bestyrelsesmedlemmer, der skal skrive under.

Formanden er det, der hedder tegningsberettiget. Det vil sige, at formandens underskrift er forpligtende ved indgåelse af aftaler. Dog kan formanden ikke underskrive alene. Ifølge ABF’s standardvedtægter skal det være formanden og to bestyrelsesmedlemmer. 

Alle kigger på formanden, når noget skal laves

Og sådan bør det ikke være. Ifølge Erik Matthiesen er det dog oftest sådan, at meget af foreningsarbejdet hviler på formandens skuldre.

”Bestyrelsen bør lave en forretningsorden, hvor de deler arbejdet imellem sig, og aftaler hvem der har ansvar for hvad. Det kan de for eksempel gøre efter, hvilke kompetencer eller interesser bestyrelsesmedlemmerne har. Det er en uskik, at formanden skal stå for det meste,” siger Erik Matthiesen.

Som en krølle på halen – inden artiklen begynder at handler om bestyrelsesarbejdet kan det tilføjes, at formandens beretning faktisk burde hedde bestyrelsens beretning. I langt de fleste tilfælde, er det dog formanden som skriver den, men det er på vegne af bestyrelsen. Der er dog heller ikke noget til hindre for, at det er et bestyrelsesmedlem, som afgiver beretningen.

I næste afsnit skal vi kigge på, hvad det vil sige at sidde i bestyrelsen i en andelsboligforening. 

Sådan bliver du en del af bestyrelsen

Bestyrelsens grundlæggende opgave er at varetage den daglige ledelse af foreningen og udføre generalforsamlingens beslutninger. Bestyrelsen består af en formand og to til fire bestyrelsesmedlemmer, som alle er valgt på generalforsamlingen. Både formanden og de øvrige bestyrelsesmedlemmer vælges for to år ad gangen.

Internt besluttes det, hvem der skal agere næstformand i tilfælde af formandens fravær, mens der typisk også bliver valgt en sekretær og en kasserer. Desuden vælges der bestyrelsessuppleanter. Suppleanten indtræder kun, hvis et bestyrelsesmedlem fratræder, og vælges for et år ad gangen. Består bestyrelsen pludselig af mindre end tre medlemmer, indkaldes der til nyvalg. 

Samme ansvar som at lede en lille virksomhed

Bestyrelsens ansvar og opgaver afhænger af størrelsen på foreningen og administrationsformen. Derfor kan bestyrelsen være alt fra en lille håndfuld personer med en meget begrænset rolle til en
bestyrelse med samme funktion som en ledelse i en lille virksomhed. Bestyrelsen er dog i sidste ende altid pålagt vedtægterne. Så ofte der er
anledning til det indkalder formanden eller næstformanden til bestyrelsesmøde. Antallet af møder afhænger af foreningens størrelse. På møderne bliver både driften af foreningen og ansvarsområderne evalueret, men også nye punkter bliver behandlet. 

De praktiske opgaver

Bestyrelsens praktiske opgaver består af alt fra planlægning af ejendommens drift til at indhente tilbud og igangsætte småreparationer og andre vedligeholdelsesopgaver. Bestyrelsen behandler naturligvis også sager, som omhandler udlejning eller ændring af ejendommen, samt håndtering af klager og betalingsmisligeholdelse. Derudover står bestyrelsen også for ansættelser og afskedigelser af eksempelvis rådgivere eller viceværter.

Per Holm har mere end 30 års erfaring med bestyrelsesarbejde og er afdelingsdirektør for DEAS, der administrerer 900 andelsbolig- og ejer-
foreninger.
Han er i dialog med 30-40 bestyrelser på månedlig basis og må siges at have hænderne helt nede i bestyrelses-dejen. Ifølge ham er bestyrelsens arbejde meget sæsonpræget.

I foråret er regnskab og budgettering i fokus, mens man over sommeren følger op på generalforsamlingen og planlægger nye byggeprojekter og energioptimeringer. 

Beslutningsprocessen i en
andelsboligbestyrelse

Ved afstemninger om ændringsforslag er bestyrelsen kun beslutningsdygtig, hvis over halvdelen af medlemmerne, herunder formanden eller næstformanden, er til stede. Selve beslutningsprocessen er altid afgjort på demokratisk vis, hvor alle bestyrelsesmedlemmer har én stemme. I de fleste vedtægter er formandens stemme udslagsgivende i tilfælde af stemmelighed. Ved alle bestyrelsesmøder skal der tages referat, det er dog ikke et krav, at referatet fra bestyrelsesmøderneskal offentliggøres til andelshaverne. 

Find den gyldne middelvej for foreningens drift

Den største udfordring er ifølge Per Holm at finde den gyldne middelvej for foreningens drift, som både tilgodeser beboere med kort- og langsigtede perspektiver. Nogle beboere vil gerne have en høj værdiansættelse, en lav husleje og vil ikke bruge penge på vedligehold-
else, mens andre gerne vil betale en højere boligafgift for at optimere ejendommen.

Per Holm har dog ét godt råd til at komme denne problematik til livs:

„Bestyrelsens medlemmer har ofte en personlig holdning til foreningens drift. Inddrag derfor eksterne fagpersoner med et objektivt syn på, hvad der er bedst for foreningen ud fra et faktuelt grundlag, eksempelvis rådgivere, administratorer og byggeteknikere,“ lyder det fra Per Holm. 

Inhabilitet i bestyrelsen

Bestyrelsesmedlemmer må ikke tage sig af sager, hvor medlemmet har særlig interesse i sagens afgørelse eller særlig tilknytning til sagen. Det kunne eksempelvis være, hvis man som medlem har fået en klage. Det hører dog til sjældenhederne, at bestyrelsesmedlemmer er erklæret inhabile, da man antager, at de har en personlig interesse i andelsboligforeningens drift og derfor ønsker det bedste for foreningen. 

Det uformelle arbejde

Selvom der i de fleste foreningers vedtægter er mange regler for, hvordan foreningsarbejdet skal afvikles, handler det i sidste ende blot om at få arbejdet gjort. Rollen som bestyrelsesmedlem er bygget på frivilligt engagement og giver samtidig en mulighed for få indflydelse. I en bestyrelse uddelegeres ansvarsområder ofte internt og uformelt. Det sker på baggrund af tillid og giver bestyrelsesmedlemmet en frihed til at beskæftige sig med et særligt interesseområde.

»Man lærer hinanden at kende, får snakket med folk man ikke nødvendigvis ellers ville tale med. Det er med til at skabe trivsel i foreningen og kommer rigtig mange konflikter til livs «

Per Holm, afdelingsdirektør for DEAS

Derfor skal du blive en del af bestyrelsen

Som bestyrelsesmedlem får man lov til at beskæftige sig med alt fra samarbejde, finansiering og opsætning af beslutningsforslag. Per Holms indtryk er, at man får udvidet sin kompetenceprofil ved at sidde i bestyrelsen. Ud fra et professionelt synspunkt har Per Holm erfaret, at man i erhvervslivet drager store fordele af at have siddet i en andelsboligbestyrelse.

Det er noget, virksomheder lægger stor vægt på, både i og udenfor bestyrelses- og boligbranchen. Men at sidde i en andelsboligbestyrelse er meget mere end det. Afslutningsvis understreger Per Holm fordelen ved det sociale aspekt i at sidde i bestyrelsen:

„Man lærer hinanden at kende og får snakket med folk, man ikke nødvendigvis ellers ville tale med. Det er med til at skabe trivsel i foreningen og forhindrer mange interne konflikter,“ afslutter Per Holm.