Med Corona-epidemi og forsamlingsforbud har det aldrig været mere relevant at kunne afholde den årlige generalforsamling – og andre vigtige møder – digitalt. Og det er mere ukompliceret, end man umiddelbart skulle tro. Newsec fortæller her, hvordan deres foreninger kan afvikle en digital generalforsamling. Med Corona-epidemi og forsamlingsforbud har det aldrig været mere relevant at kunne afholde den årlige generalforsamling – og andre vigtige møder – digitalt. Og det er mere ukompliceret, end man umiddelbart skulle tro. Newsec fortæller her, hvordan deres foreninger kan afvikle en digital generalforsamling.
Hos administrationsselskabet Newsec, som typisk er med til at afvikle mere end 700 generalforsamlinger i løbet af foråret kender de også til udfordringerne, der kommer i kølvandet på et for lille fremmøde ved en generalforsamling. Generalforsamlingen bliver nemlig ikke beslutningsdygtig.
Det medfører en form for irriterende dødvande, hvor der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, og i den forbindelse skal der som bekendt tages højde for indkaldelsesvarsel, og alt i alt bliver det derfor svært at få presserende beslutninger hurtigt igennem. Det var blandt andet denne problemstilling de ville til livs, da de hos Newsec begyndte at udvikle den digitale generalforsamling, som kan benyttes af alle administrationsselskabets tilknyttede foreninger. Med coronanedlukninger og forsamlingsforbud er den digitale generalforsamling blevet et værktøj, som er højaktuelt.
Rikke Nielsen, som er fagchef i Newsecs foreningsafdeling, har været med til at udvikle den digitale generalforsamling fortæller om værktøjet og implementeringen.
“De fleste foreninger er rigtig glade for de fysiske generalforsamlinger og glæder sig til, at de kan mødes igen. Men i den nuværende nedlukning og i en lang række andre situationer er en digital generalforsamling en god løsning – og tilmed en løsning, der kan få flere andelshavere til at involvere sig i beslutningsprocessen,” siger Rikke Nielsen, og fortsætter:
”Vi opretter hos Newsec en generalforsamling og indkalder på samme måde, som hvis det var en almindelig generalforsamling med indkaldelse, varsler, dagsorden og datoer. Brugerne får et link, så de ved hvor de kan finde mødet,” forklarer Rikke Nielsen og tilføjer, at det eneste det forudsætter er, at andelshaverne har en mailadresse.
Hun forklarer, at dirigenten, som er identisk med administrator, opretter en generalforsamling med dagsorden aftalt med bestyrelsen og i henhold til vedtægterne:
“Hver punkt behandler man hver for sig. Det enkelte medlem kan stille forslag og ændringsforslag, som dirigenten nemt kan tilrette efter aftale med forslagsstiller. Det er en ren digital generalforsamling, så det hele foregår elektronisk,”
“På platformen for den digitale generalforsamling foregår tingene på skrift, og fordi der ikke er fysisk eller virtuel kommunikation mellem parterne er det vigtigt for os, at indholdet af forslag bliver kvalitetssikret, så alle brugere er helt sikre på, hvad forslaget indebærer – den proces hjælper vi forslagsstiller med,” tilføjer Rikke Nielsen.
Ved at gøre generalforsamlingen digital, så foreningens medlemmer blot skal være til stede på en digital platform, bliver det muligt:
Den digitale generalforsamling løber over nogle dage. Først er der en periode, hvor andelshaverne har mulighed for at kommentere på de forslag, der ligger.
Når kommentarrunderne er overstået skifter mødet stadie til at gå videre til afstemningen: “Afstemningen kører typisk over to døgn, da vi skal være sikre på, at alle får logget på og får stemt på forslagene,” tilføjer Rikke Nielsen. Efterfølgende bliver der genereret referat ud fra forslag, kommentarer og stemmer ligesom på en fysisk generalforsamling.
“Vores erfaring er, at nogle først logger på, når afstemningen starter og derfor er det beskrevet i indkaldelsen, hvornår generalforsamlingen har de forskellige stadier,” siger hun.
Hos Newsec har de oplevet, at behovet for en digital generalforsamling har været stort efter corona har præget hverdagen i foreningerne. De mange digitale møder, som mange har deltaget i, har opgraderet danskernes digitale færdigheder, og derfor er de fleste bestyrelser og foreninger åbne og klar på at betjener brugervenlige digitale platforme. Og hvis ikke hjælper Newsec gerne.
Dog er det vigtigt, at foreningen har vedtaget, at man gerne må afholde generalforsamlingen digitalt. Rent praktisk er det i sig selv et forslag, der kan vedtages på en ekstraordinær generalforsamling:
“Vi lancerede platformen sidste år, og sidste år var der derfor allerede nogle, som havde fået vedtægtsændringer i deres vedtægter, som gjorde at de har mulighed for at holde digitale generalforsamlinger. Vi havde nogle foreninger, der var rigtig glade for det, fordi de ikke kunne mødes på grund af corona og ikke havde andet på programmet end normalt,” fortæller Rikke Nielsen.
Hun tilføjer at rigtig mange foreninger sidste år fik vedtægtsændringerne på plads, så de har mulighed for at køre det digitalt i år.
Digitale generalforsamlinger er ikke kun praktiske, når corona forhindrer foreningens andelshavere i at mødes, de er også praktiske i forhold til afstemninger, fordi det giver foreningens medlemmer mulighed for at diskutere forslagene længere tid med hinanden og derefter roligt overveje, hvad de vil stemme.
De digitale generalforsamlinger er ikke egnede til omfattende generalforsamlinger, hvor der skal være en større sag, måske byggeri, en kompliceret vedtægtsændring eller lignende. Der anbefaler vi ikke den digitale generalforsamling bliver brugt. Fordi man ikke har mulighed for fysiske eller virtuelle kommunikation. Det kan også være svært at køre en debat virtuelt, så der er der behov for at mødes fysisk. Men når en standard-generalforsamling, hvor regnskab, budget og en bestyrelse skal vedtages, er den et godt alternativt,” fortæller Rikke Nielsen.
Hun fortæller desuden, at den digitale generalforsamling også er et godt værktøj for foreninger, der får behov for en ekstraordinær generalforsamling til eksempelvis en låneomlægning, endelig vedtagelse af en vedtægtsændring mv..
Det er vigtigt, at den vedtægtsændring, det kræver at afholde digitale generalforsamlinger, bliver foretaget korrekt. Derfor råder Newsec foreninger til at tale med administrator om ændringen.
Hjemmeside og hosting håndteret af Boligforeningsweb fra
